Construir consulta de instantánea

Puede especificar las condiciones para la búsqueda de documentos y objetos del portal y mostrar los resultados de la búsqueda en un portlet. También puede enviar los resultados por correo electrónico a los usuarios.

En este tema se trata:

• Creación de una consulta de instantánea
• Creación de una consulta de búsqueda avanzada
• Limitación de la búsqueda por idioma
• Especificación del intervalo de búsqueda (selección de repositorios de búsqueda)
• Especificación de la configuración de búsqueda del directorio de conocimientos
• Especificación de la configuración de búsqueda en el portal

• Creación de un portlet de instantánea

Creación de una consulta de instantánea

Para crear un objeto de consulta de instantánea y un portlet de instantánea de contenido para mostrar los resultados en las páginas de los usuarios o en las comunidades, debe realizar los siguientes pasos:

1. En la página Construir consulta de instantánea, cree una consulta de búsqueda. Puede limitar la búsqueda por idioma, tipos de objeto, carpetas y texto.

2. En la página Formato de resultados de consulta de instantánea, especifique el formato de los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, puede cambiar el orden en que se muestran los resultados, limitar los elementos devueltos, especificar un estilo en que se mostrará el portlet de instantánea de contenido y enviar los resultados por correo electrónico a los usuarios.

3. En la página Vista preliminar de resultados de consulta de instantánea, obtenga una vista preliminar de los resultados antes de guardar la configuración de formato y consulta.

4. O bien, en la página Lista de portlets de instantánea puede crear un portlet de instantánea. Si no crea un portlet de instantánea, se creará uno automáticamente cuando guarde esta consulta de instantánea.

5. Si lo desea, puede modificar la configuración de propiedades y nombres para la búsqueda.

6. Para guardar la consulta de instantánea, haga clic en Terminar. Si no ha creado un portlet de instantánea en la página Lista de portlets de instantánea, se creará uno cuando cree esta consulta de instantánea.

Creación de una consulta de propiedades avanzada

Una consulta de propiedades avanzada es una combinación de búsquedas de campos básicos e instrucciones. La búsqueda de campos básicos funciona sobre el nombre, la descripción y el contenido de documentos y objetos. Las instrucciones pueden funcionar sobre campos básicos o cobre cualquier otra propiedad adicional del documento u objeto. Las instrucciones definen lo que debe ser verdadero o no para devolver el documento u objeto en los resultados de la búsqueda. Las instrucciones se pueden recopilar en grupos. Los grupos definen si las instrucciones se evalúan con un operador Y (todas las instrucciones son verdaderas) o con un operador O (cualquiera de las instrucciones es verdadera). Si algunas de las instrucciones se evalúan con un operador Y y otras con un operador O, puede crear grupos distintos para las instrucciones. También puede crear subgrupos o agrupaciones anidadas, en las que los grupos se contienen unos a otros. Las instrucciones del grupo de nivel más bajo se evalúan primero para definir un conjunto de objetos. A continuación, se aplican las instrucciones del grupo del siguiente nivel superior a ese conjunto de objetos para filtrar aún más el conjunto de objetos. El proceso de filtrado continúa en los sucesivos niveles de agrupaciones hasta que se han evaluado todos los grupos de instrucciones.

1. Para buscar el nombre, la descripción y los valores de contenido, escriba el texto que desea buscar en el cuadro de texto Búsqueda de campos básicos. Puede utilizar las reglas de búsqueda de texto.

2. Seleccione el operador para el grupo de instrucciones que va a crear:

• Si los resultados deben devolver un objeto sólo cuando todas las instrucciones del grupo sean verdaderas, seleccione Y.

• Si los resultados deben devolver un objeto cuando cualquier instrucción del grupo sea verdadera, seleccione O.

Nota: el operador que seleccione para un grupo se aplica a todas sus instrucciones y grupos secundarios directamente debajo de él.

3. Defina cada instrucción en el grupo:

1. Haga clic en Agregar instrucción.

2. En la primera lista desplegable, seleccione la propiedad que se puede buscar para la que desea filtrar los valores.

3. En la segunda lista desplegable, seleccione el operador que se aplicará a esta condición. Esta lista varía en función de la propiedad seleccionada:

• Para cualquier propiedad del texto, puede buscar un valor que contenga su cadena de búsqueda o bien propiedades que nunca hayan contenido un valor (No contiene valor).
  
  Nota: si la propiedad ha contenido un valor en algún momento, pero éste se ha eliminado, la propiedad no coincidirá con la condición No contiene valor.

• Para cualquier propiedad de fecha, puede buscar un valor que esté después, esté antes, sea o no sea la fecha y hora que especificó en los cuadros. También puede buscar un valor que esté dentro de los últimos minutos, horas, días o semanas que introduzca en el cuadro.

• Para cualquier propiedad numérica, puede buscar un valor que sea mayor que, sea menor que, sea, no sea, sea mayor que o igual a o sea menor que o igual al número que especificó en el cuadro de texto.

4. En el cuadro (o cuadros), especifique el valor que debe cumplir la propiedad.
   
   Nota: si está buscando una propiedad de texto, puede utilizar las reglas de búsqueda de texto.

• Para agregar más instrucciones, repita estos pasos.

• Para eliminar la última instrucción de propiedad del grupo, seleccione la agrupación y haga clic en Quitar instrucción.

4. Si es necesario, agregue más grupos:

• Para agregar más grupos, seleccione el grupo al que desea agregar un subgrupo y haga clic en Agregar grupo. A continuación, defina las instrucciones para ese grupo (tal y como se describe en el paso 3).
  
  Nota: no se puede agregar un grupo al mismo nivel que el Grupo 1.

• Para eliminar un grupo, selecciónelo y haga clic en Quitar grupo.
  
  Notas:

• También se eliminarán todos los grupos e instrucciones de ese grupo.

• No se puede eliminar el Grupo 1.

Limitación de la búsqueda por idioma

• Para limitar la búsqueda a un idioma específico, selecciónelo en la lista desplegable Especificar idioma.

Especificación del intervalo de la búsqueda

• En Especificar intervalo de búsqueda seleccione en cuáles de los siguientes repositorios se buscará: directorio de conocimientos, portal (objetos administrativos), Collaboration, Publisher. Sólo aparecerán las casillas de verificación correspondientes a Collaboration o Publisher si están instalados dichos productos.

• Junto a Configuración general del repositorio elija si se buscarán carpetas o documentos de cualquier fuente de los repositorios que seleccione y si se buscará en todas las subcarpetas de dichos repositorios.

Especificación de la configuración de búsqueda del directorio de conocimientos

Si ha seleccionado el directorio de conocimientos como uno de los repositorios para buscar, puede establecer lo siguiente:

• Junto a Los resultados de la búsqueda contienen, seleccione Carpetas del directorio de conocimientos y/o Documentos del directorio de documentos. Se debe seleccionar una de estas opciones como mínimo.

• Para limitar la búsqueda a las carpetas seleccionadas:

1. Haga clic en Agregar carpeta de documentos.

2. En el cuadro de diálogo Agregar carpeta de documentos, acceda a las carpetas que desea y selecciónelas.

3. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.

• Para quitar una carpeta, selecciónela y haga clic en .

Especificación de la configuración de búsqueda en el portal

Si ha seleccionado el portal como uno de los repositorios para buscar, puede establecer lo siguiente:

• Junto a Los resultados de la búsqueda contienen, seleccione los tipos de objetos de administración del portal para incluir en la búsqueda, como portlets o comunidades.

• Para limitar la búsqueda a las carpetas seleccionadas:

1. Haga clic en Agregar carpeta administrativa.

2. En el cuadro de diálogo Agregar carpeta administrativa, acceda a las carpetas que desea y selecciónelas.

3. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.

• Para quitar una carpeta, selecciónela y haga clic en .

Restringir a proyectos de Collaboration seleccionados

Sólo verá esta sección si tiene instalado Collaboration y lo ha seleccionado como uno de los repositorios de búsqueda. Esta sección le permite restringir la consulta a proyectos de Collaboration específicos.

• Haga clic en Agregar proyecto para seleccionar un proyecto de Collaboration para la búsqueda y, a continuación, haga clic en Terminar. Repita este procedimiento para añadir más proyectos de Collaboration.

Restringir a los portlets de Publisher seleccionados

Sólo verá esta sección si tiene instalado Publisher y lo ha seleccionado como uno de los repositorios de búsqueda. Esta sección le permite restringir la consulta a portlets de Publisher específicos.

• Haga clic en Agregar portlet de Publisher para seleccionar uno o más portlets de Publisher para la búsqueda y, a continuación, haga clic en Terminar. Repita este procedimiento para añadir más portlets de Publisher.

• Para mostrar la página asociada a este tema de ayuda:

1. Haga clic en  Administración.
2. Abra el editor de consultas de instantánea:
• Para crear una consulta de instantánea nueva:
1. Abra una carpeta administrativa.
2. En la lista desplegable Crear objeto, haga clic en Consulta de instantánea.
• Para editar una consulta de instantánea existente:
1. Acceda a la consulta de instantánea que desea editar.
2. Haga clic en el nombre de la consulta de instantánea.